- 1Giới thiệu
Oriflame chịu trách nhiệm thu thập báo cáo về các trường hợp phản ứng phụ nghiêm trọng không mong muốn xảy ra đối với sản phẩm mỹ phẩm và trao đổi thông tin này với các bộ phận có liên quan. Việc cung cấp báo cáo về các trường hợp phản ứng phụ không mong muốn và chia sẻ thông tin này giúp phát triển sản phẩm mỹ phẩm của công ty trở nên an toàn hơn và là một phần không thể thiếu trong việc bảo vệ sức khỏe cộng đồng.
Chính Sách Bảo Vệ Quyền Riêng Tư liệt kê chi tiết cách thức chúng tôi thu thập và sử dụng thông tin cá nhân của bạn như thế nào khi bạn gửi Khiếu nại về phản ứng phụ khi sử dụng sản phẩm. Chúng tôi cam kết bảo về quyền riêng tư của bạn và tuân thủ luật pháp về bảo vệ dữ liệu cá nhân hiện hành.
Chính sách bảo vệ quyền riêng tư này được áp dụng cho:
- Các cá nhân báo cáo sự cố phản ứng phụ, cung cấp thông tin về tính an toàn liên quan đến sản phẩm của chúng tôi, yêu cầu về thông tin y tế, và gửi khiếu nại liên quan đến chất lượng sản phẩm.
- Các cá nhân là đối tượng trực tiếp của các sự cố phản ứng phụ, các yêu cầu về thông tin y tế và các khiếu nại về chất lượng sản phẩm.
Thông tin tham chiếu trong Chính sách này dành cho bạn và của bạn có nghĩa là người dùng sản phẩm Oriflame khi gửi khiếu nại liên quan đến phản ứng phụ đã gặp cho chúng tôi.
Thông tin cá nhân hay dữ liệu cá nhân
Có nghĩa là bất kỳ thông tin nào liên quan đến người có thể nhận dạng được trực tiếp hoặc gián tiếp nhận dạng từ thông tin cung cấp.
- 2Chúng tôi là ai?
Chúng tôi là Công Ty TNHH Nghiên Cứu và Phát Triển Oriflame (Oriflame, chúng tôi) và chúng tôi là đơn vị “quản lý thông tin”, có nghĩa là chúng tôi chịu trách nhiệm quyết định như thế nào và tại sao thông tin cá nhân của bạn được xử lý vì mục đích được mô tả trong Chính sách bảo vệ quyền riêng tư.
Địa chỉ đăng ký của trụ sở chung tôi tại 1 Stokes Place, St. Stephen’s Green, Dublin 2, D02 DE03.
- 3Thu thập dữ liệu
Chúng tôi thu thập thông tin cá nhân trực tiếp từ bạn khi bạn nộp Khiếu nại phản ứng phụ với sản phẩm, hoặc từ một người khác (ví dụ như Nhà phân phối đã bán sản phẩm Oriflame cho bạn) nếu họ nộp Khiếu nại thay cho bạn. Các loại thông tin chúng tôi thu thập bao gồm:
- Thông tin liên lạc: Địa chỉ, e-mail, số điện thoại
- Thông tin nhận dạng: Tên, năm sinh, giới tính, loại da
- Thông tin nhạy cảm: Dữ liệu y tế, bao gồm chi tiết phản ứng phụ đối với sản phẩm, điều trị, nhập viện hoặc thăm khám bác sĩ, chẩn đoán y khoa, và thông tin liên lạc của đơn vị cung cấp dịch vụ y tế.
- 4Mục đích xử lý thông tin cá nhân của bạn
Chúng tôi xử lý dữ liệu cá nhân cho các mục đích sau:
• giám sát tính an toàn của sản phẩm, bao gồm phát hiện, đánh giá, theo dõi và ngăn ngừa các sự cố phản ứng phụ, đồng thời báo cáo các sự cố phản ứng phụ cho các bên có thẩm quyền liên quan;
• trả lời các khiếu nại về chất lượng liên quan đến sản phẩm của chúng tôi, chẳng hạn như bất kỳ lỗi nào về chất lượng và/hoặc hiệu quả, tính ổn định, độ tin cậy, an toàn, hiệu suất hoặc cách sử dụng; trả lời các câu hỏi hoặc yêu cầu khác và cải thiện sản phẩm và dịch vụ của chúng tôi; tuân thủ các chính sách của chúng tôi và các yêu cầu tuân thủ pháp lý, quy định quốc gia/quốc tế;
• liên lạc với bạn về Khiếu nại về Khiếu nại phản ứng phụ với sản phẩm;
• tiến hành kiểm toán và bảo vệ vụ tranh chấp, kiện tụng.
Chúng tôi sẽ chỉ sử dụng thông tin cá nhân của bạn cho các mục đích mà chúng tôi đã thu thập ban đầu, trừ khi chúng tôi có lý do chính đáng để cân nhắc rằng chúng tôi cần sử dụng thông tin đó cho một lý do khác và lý do đó phù hợp với mục đích ban đầu. Nếu chúng tôi cần sử dụng thông tin cá nhân của bạn cho một mục đích không phù hợp, chúng tôi sẽ thông báo cho bạn và giải thích cơ sở pháp lý nào cho phép chúng tôi làm như vậy..
- 5Cơ sở pháp lý cho việc xử lý thông tin cá nhân của bạn
Chúng tôi xử lý thông tin cá nhân của bạn dựa trên các cơ sở pháp lý sau:
• Tuân thủ nghĩa vụ pháp lý: Để thực hiện nghĩa vụ báo cáo của chúng tôi theo Quy định mỹ phẩm châu Âu số 1223/2009 hoặc các quy định pháp lý khác.
• Lợi ích công cộng: Để bảo vệ sức khỏe cộng đồng bằng cách điều tra và báo cáo các phản ứng phụ với sản phẩm.
• Sự đồng ý của bạn: Khi bạn đã đồng ý cho chúng tôi sử dụng thông tin cá nhân của bạn.
• Chúng tôi cần bảo vệ các lợi ích quan trọng (của bạn hoặc của người khác).
- 6Trách nhiệm của bạn là gì?
Điều quan trọng là thông tin cá nhân mà chúng tôi nắm giữ về bạn phải chính xác và cập nhật. Vui lòng thông báo cho chúng tôi nếu thông tin cá nhân của bạn thay đổi. Xin lưu ý rằng nếu bạn không cung cấp một số thông tin nhất định khi được yêu cầu, chúng tôi sẽ không thể xử lý Khiếu nại về Phản ứng phụ của bạn.
- 7Chúng tôi chia sẻ thông tin cá nhân của bạn với ai?
Là một phần trong việc tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý của mình, chúng tôi sẽ phải chia sẻ thông tin về Khiếu nại Phản ứng phụ của bạn (bao gồm năm sinh, giới tính, quốc gia cư trú và thông tin y tế) với cơ quan có thẩm quyền có liên quan để thực hiện nghĩa vụ báo cáo của chúng tôi theo Điều 23 của Quy định (EC) số 1223/2009 về các sản phẩm mỹ phẩm.
Chúng tôi sẽ chia sẻ thông tin cá nhân của bạn với bất kỳ thành viên nào của tập đoàn Oriflame Cosmetics và các công ty khác có thể được thêm vào tập đoàn của chúng tôi theo thời gian trong phạm vi việc chia sẻ đó là cần thiết cho mục đích quản lý nội bộ của chúng tôi về Khiếu nại Phản ứng phụ và cho mục đích báo cáo.
Chúng tôi có thể chia sẻ thông tin cá nhân của bạn với công ty Oriflame đã bán sản phẩm cho bạn (có khả năng) gây ra phản ứng phụ trong trường hợp cần thiết để giải quyết bất kỳ khiếu nại pháp lý nào liên quan đến việc bán hàng đó. Chúng tôi có thể phải chia sẻ thông tin cá nhân của bạn với các bên thứ ba, bao gồm các nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba (và các đại lý được chỉ định của họ):
(a) các bên cần biết thông tin về Khiếu nại phản ứng phụ của bạn;
(b) khi luật pháp yêu cầu;
(c) khi cần thiết để quản lý mối quan hệ của chúng tôi với bạn; hoặc
(d) khi chúng tôi có lợi ích hợp pháp khác khi làm như vậy. Chúng tôi yêu cầu các bên thứ ba tôn trọng tính bảo mật của thông tin cá nhân của bạn và xử lý thông tin đó theo luật định. Chúng tôi cũng có thể chia sẻ thông tin cá nhân của bạn với các bên thứ ba vì lý do pháp lý và quy định (bao gồm báo cáo phản ứng phụ như đã nêu ở trên). Một ví dụ về trường hợp này là khi chúng tôi cần chia sẻ thông tin của bạn với một chuyên gia y tế để đánh giá các phát hiện của chúng tôi.
Chúng tôi cũng có thể chia sẻ thông tin cá nhân của bạn với các bên thứ ba trong trường hợp doanh nghiệp của chúng tôi hoặc về cơ bản là tất cả tài sản của doanh nghiệp được bên thứ ba mua lại.
- 8Chúng tôi có chuyển thông tin cá nhân của bạn ra bên ngoài Liên Minh Châu Âu không?
Chúng tôi có thể cần chuyển thông tin cá nhân của bạn đến các quốc gia mà luật bảo vệ dữ liệu có thể không cung cấp mức độ bảo vệ tương tự như các quốc gia trong Khu vực kinh tế châu Âu. Ví dụ: chúng tôi có thể cần chuyển thông tin cá nhân của bạn đến Ấn Độ, nơi có dịch vụ hỗ trợ công nghệ thông tin của chúng tôi và chúng tôi sẽ cần chuyển thông tin cá nhân của bạn đến nhóm dịch vụ khách hàng của chúng tôi tại quốc gia cư trú của bạn, những người sẽ liên hệ với bạn về Khiếu nại phản ứng phụ của bạn.
Chúng tôi sẽ đảm bảo rằng bất kỳ việc chuyển giao nào như vậy đều hợp pháp và được hỗ trợ bởi các cam kết hợp đồng mạnh mẽ do các cơ quan quản lý có liên quan chấp thuận và thông tin cá nhân của bạn luôn được bảo mật. Nếu bạn muốn biết thêm thông tin về các biện pháp bảo vệ được áp dụng, vui lòng liên hệ với Cán bộ bảo vệ dữ liệu của chúng tôi theo địa chỉ privacy@oriflame.com .
- 9Chúng tôi giữ thông tin cá nhân của bạn trong bao lâu?
Chúng tôi sẽ chỉ lưu giữ thông tin cá nhân của bạn trong thời gian cần thiết để thực hiện các mục đích mà chúng tôi thu thập thông tin đó, bao gồm cả mục đích đáp ứng mọi yêu cầu pháp lý, kế toán hoặc báo cáo. Thông thường, chúng tôi sẽ lưu giữ thông tin liên quan đến phản ứng phụ của bạn trong thời hạn 10 năm kể từ ngày lô sản xuất mỹ phẩm cuối cùng liên quan đến Khiếu nại về phản ứng phụ được đưa ra thị trường nhưng chúng tôi có thể cần lưu giữ thông tin đó lâu hơn nếu thông tin đó phải chịu khiếu nại pháp lý và nếu vậy, chúng tôi sẽ lưu giữ thông tin đó cho đến khi khiếu nại và bất kỳ khiếu nại liên quan nào được giải quyết xong.
Trong phạm vi tối đa có thể, thông tin được lưu giữ đó sẽ được ẩn danh. Để xác định thời hạn lưu giữ thông tin cá nhân phù hợp, chúng tôi sẽ xem xét số lượng, bản chất và mức độ nhạy cảm của thông tin cá nhân, rủi ro tiềm ẩn gây hại do sử dụng hoặc tiết lộ thông tin cá nhân của bạn trái phép, mục đích chúng tôi xử lý thông tin cá nhân của bạn và liệu chúng tôi có thể đạt được các mục đích đó thông qua các phương tiện khác hay không và các yêu cầu pháp lý hiện hành.
- 10Quyền riêng tư của bạn là gì?
Theo luật chúng tôi có quyền:
- Truy cập thông tin cá nhân của bạn. Vui lòng gửi tất cả các yêu cầu truy cập dữ liệu của chủ thể bằng văn bản. Bạn sẽ không phải trả phí để truy cập thông tin cá nhân của mình, tuy nhiên, chúng tôi có thể tính một khoản phí hợp lý nếu yêu cầu truy cập dữ liệu của bạn rõ ràng là vô căn cứ hoặc quá mức. Chúng tôi có thể cần yêu cầu thông tin cụ thể từ bạn để giúp chúng tôi xác nhận danh tính của bạn.
- Chỉnh sửa thông tin cá nhân mà chúng tôi xử lý về bạn. Điều này cho phép bạn chỉnh sửa bất kỳ thông tin nào không đầy đủ hoặc không chính xác mà chúng tôi xử lý về bạn
- Xóa thông tin cá nhân của bạn. Điều này cho phép bạn yêu cầu chúng tôi xóa hoặc xóa thông tin cá nhân.
- Phản đối việc xử lý thông tin cá nhân của bạn theo thông báo này.
- Hạn chế việc xử lý thông tin cá nhân của bạn. Điều này cho phép bạn yêu cầu chúng tôi tạm dừng việc xử lý thông tin cá nhân về bạn, ví dụ, nếu bạn muốn chúng tôi xác định tính chính xác của thông tin đó.
- Tính di động của thông tin cá nhân của bạn. Bạn có thể yêu cầu chúng tôi cung cấp cho bạn thông tin cá nhân mà chúng tôi lưu giữ về bạn ở định dạng có cấu trúc, thường được sử dụng và có thể đọc bằng máy cho một bên khác.
- Rút lại sự đồng ý nếu bạn đã đồng ý cho chúng tôi sử dụng thông tin cá nhân của bạn, bạn có thể rút lại sự đồng ý của mình bất kỳ lúc nào.
- Khiếu nại về các hoạt động xử lý dữ liệu của chúng tôi bằng cách liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ privacy@oriflame.com. Ngoài ra, bạn có thể khiếu nại với Ủy viên Bảo vệ Dữ liệu Ireland trực tuyến tại https://forms.dataprotection.ie/contact, bằng cách viết thư cho Văn phòng Ủy viên Bảo vệ Dữ liệu, 21 Fitzwilliam Square South Dublin 2, D02 RD28, Ireland hoặc gọi đến số +353 (01) 765 01 00 hoặc +353 1800 437 737
Nếu bạn muốn thực hiện bất kỳ quyền nào của mình liên quan đến thông tin cá nhân, vui lòng liên hệ với chúng tôi bằng thông tin chi tiết tại mục 17 của thông báo này.
- 11Bảo mật
Chúng tôi xử lý mọi thông tin cá nhân của bạn một cách bảo mật và chúng tôi sẽ thực hiện mọi bước hợp lý để giữ thông tin cá nhân của bạn an toàn sau khi thông tin đó được chuyển đến hệ thống của chúng tôi. Chúng tôi triển khai các biện pháp bảo mật phù hợp để bảo vệ thông tin cá nhân của bạn khỏi việc truy cập, thay đổi, tiết lộ hoặc phá hủy trái phép.
- 12Thay đổi đối với Chính sách bảo vệ quyền riêng tư này
Chúng tôi có thể cập nhật Chính sách về quyền riêng tư này. Chúng tôi sẽ thông báo cho bạn về bất kỳ thay đổi quan trọng nào.
- 13Liên hệ với chúng tôi
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về Chính sách bảo vệ về quyền riêng tư này hoặc cách chúng tôi xử lý thông tin cá nhân của bạn, vui lòng gửi email cho Cán bộ bảo vệ dữ liệu của chúng tôi theo địa chỉ privacy@oriflame.com